г. Кострома Карьера и трудоустройство Рынок труда Портрет профессии "Документовед"

Портрет профессии "Документовед"


Документовед

 

    Оказывается, этот специалист сегодня нужен практически в каждой организации. За официальным термином «документоведение» кроется важная структура делопроизводства - обязательного элемента управления любой фирмы. Решения руководства останутся пустым звуком, если они правильно не задокументированы. Кто-то должен оформить их в соответствии со всеми нормативами. Затем - обеспечить движение от отдела к отделу, от руководителя к подчиненным. А если документы выходят из оборота - рассортировать и поместить в архив. Этот «кто-то» - документовед или делопроизводитель, что по сути одно и то же.

    Ошибочно считать его скромным исполнителем скучной бумажной работы. Обеспечивая информационную поддержку управления, он владеет всеми «закулисными» сведениями о бизнесе фирмы, понимает механизмы его развития, отслеживает работу структурных подразделений. Поэтому в небольших компаниях часто является вторым лицом после руководителя.

    Впрочем, на рынке труда царит настоящая неразбериха в обозначении этой профессии. «Документоведов часто путают с архивариусами, - рассказывает Е.М. Бурова, декан факультета «Архивное дело» РГГУ. - И те, и другие работают с одним объектом - его величеством документом. Только на разных стадиях. Первые - в процессе документооборота. А вторые - с самым ценным, что из него вышло и должно быть сохранено. Правда, в небольших учреждениях отдельная должность архивариуса обычно не предусмотрена. Она появляется в фирмах, где архив слишком велик». А в таких крупных организациях, как министерства, транснациональные корпорации существует еще более детальное разделение труда специалистов: одни регистрируют документы, другие набирают тексты, третьи вводят их в электронную базу данных, четвертые контролируют исполнение, пятые отвечают за хранение.

Веселенькая работенка

    Думаете, работать с документами скучно? Ничего подобного! Их движение в организации напоминает циркуляцию крови в организме. И именно документовед держит руку на пульсе. «Пробки» и «простои» могут полностью парализовать деятельность компании. Так что значение его работы трудно переоценить.

    Объем информации, с которой приходится иметь дело, колоссален. Но профессионала это не пугает. Ему прекрасно известно назначение всех видов документов, различные формы их составления и сроки действия. С его помощью разрозненные бумажки принимают нужный вид, где вся информация изложена четко, лаконично, понятно. «Документовед прекрасно ориентируется в правовых вопросах, - рассказывает А.В. Пшенко, зав. кафедры «Документоведения и документационного обеспечения управления» ГУУ. - Знает, как должен выглядеть документ, имеющий юридическую силу. Например, если решение собрания подписал только один председатель, оно недействительно. Подписей необходимо, как минимум, две: председателя и секретаря. Кто-то должен отслеживать подобные «мелочи», чреватые большими неприятностями для фирмы».

    Но это лишь часть работы. Все документы надо поместить в базу данных, указав электронный адрес хранения и регистрационный индекс каждого. Необходимо создать эффективную классификацию, чтобы сотрудники без труда могли найти информацию.

    «Нюансов в работе много, - считает В.Н. Некрасов, делопроизводитель крупной строительной компании. - Например, в организацию приходит письмо, которое директор должен заверить. Когда его регистрировать: до резолюции или после? А если руководитель расписался и тут же отдал письмо подчиненному, а тот прошел мимо регистрационного пункта? Концов не найдешь. Кто этот подчиненный? Директор не помнит - у него своей работы много. Получается, документоведу необходимо наладить и контроль за исполнением».

Бумага или дискета?

    Если 30 лет назад все документы создавались исключительно на бумаге, то сегодня не редкость и электронные версии. Это накладывает свою специфику на работу с ними. Нужно организовать не только безостановочный традиционный документооборот, но и параллельно наладить компьютерный обмен информацией: между сотрудниками, между фирмой и ее партнерами.

    Современный специалист прекрасно разбирается в программном обеспечении. Он умеет формировать электронные базы данных, «на одном языке» разговаривает с наладчиками автоматизированных информационных систем.

    Он же решает, на каких носителях лучше хранить данные. Это вопрос серьезный. Длительность «жизни» бумаги - теоретически около 600 лет, дисков и дискет - гораздо меньше. Некоторые документы составляются в двух вариантах: бумажном - для архива, электронном - для удобства при ежедневном пользовании. Если информация не очень важная, можно хранить ее только на дисках. Но учредительные документы предприятия, например, в электронном виде не возьмется регистрировать ни одна регистрационная палата.

    Таким образом, выбирая носитель, специалист использует три принципа: всегда иметь документы под рукой, обеспечить их сохранность и сделать доступными для сотрудников.

 Не в пыльном архиве

    Информация устарела? Документовед помещает ее в архив предприятия (имеется сегодня во многих банках, корпорациях и т. д.) или передает в госархив (если работает в государственном учреждении). Бумаги самые разные: от заявок на получение скрепок со склада, которые через неделю уже никому не нужны, до устава фирмы и приказов по основной деятельности - к ним могут обратиться и через 10 лет.

    Все документы специалист умело рассортировывает, в зависимости от назначения, сроков, условий хранения. Правил немало. Вплоть до тех, что требуют соблюдения определенных технических условий: например, в подшивке не должно быть металлических деталей.

    Некоторые документы являются конфиденциальными. Нужно понимать, какая информация содержит коммерческую тайну. И уметь правильно «закрыть» ее от посторонних.

    Архив - это огромная база данных. Чтобы избежать проблем в работе, необходимо создать эффективную систему поиска. «Если на каждый документ сделать поисковую запись, - рассказывает В.Н. Воронова, сотрудник госархива, - можно запутаться в этом научно-справочном аппарате. В государственном архиве 3,5 миллиона дел. В каждом - сотни документов. Значит, получится 350 миллионов записей...».

    Одним словом, работы у документоведа хватает. И вряд ли старичку, скрипящему гусиным пером, она под силу.

Работы всем хватит!

    Есть ли работа для молодых специалистов? «В стране создана солидная нормативно-правовая база по работе с документами, - рассказывает Е.М. Бурова, декан факультета «Архивное дело» РГГУ. - Дилетанту не справиться. Поэтому фирмы стараются принимать в штат дипломированных специалистов. Факсы от работодателей приходят постоянно, и проблем с трудоустройством у наших выпускников нет. На $ 300 они уже не согласны, минимум - $ 400-500. Иногда фирмы поднимают планку до $ 800. Но в этом случае и требования предъявляют серьезные».

   Выпускники-документоведы востребованы в самых разных отраслях, от гостиничного бизнеса до аудиторских компаний, так как умеют работать со всеми видами документов: и с бухгалтерской документацией (с ее спецификой и особенностями), и с кадровой, и с научно-технической.

    Средняя зарплата - $ 500-1000 в зависимости от должности и уровня фирмы. А в крупных банках специалист по делопроизводству может рассчитывать на $1000-1500 (учтите, что это статья 2004 года).